Vormerk

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Oktober 2026. Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Vormerk der FutSoft UG (haftungsbeschränkt), Weinberg 8, 96479 Weitramsdorf („wir“).

1. Geltungsbereich

  1. Vormerk richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen (zum Beispiel Kommunen und Stadtwerke) sowie an Vereine, Stiftungen und andere Einrichtungen, die den Dienst für ihre satzungsmäßigen Aufgaben und nicht als Verbraucher nutzen („Kunde“). Verbraucher sind ausgeschlossen. Das Angebot gilt derzeit nur für Kunden mit Sitz in Deutschland.
  2. Der Kunde bestätigt bei der Buchung, dass er in dieser Eigenschaft handelt.
  3. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir sie schriftlich bestätigen. Für Kommunen und Stadtwerke können im Angebot abweichende Vereinbarungen getroffen werden.

2. Leistung

  1. Wir stellen Vormerk als Online-Dienst bereit: Verwaltung von Objekten, Störungsmeldungen per QR-Code, Wartungsplanung und -nachweise, Erinnerungen und Auswertungen. Der Funktionsumfang ergibt sich aus dem gebuchten Tarif und den Zusatzmodulen laut Preisliste.
  2. Die Software wird nicht überlassen. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht, den Dienst im Rahmen des Tarifs zu nutzen.
  3. Verfügbarkeit: Der Dienst ist im Kalendermonat zu mindestens 99,0 % verfügbar. Gemessen wird an unserer Schnittstelle zum Internet; ausgenommen sind Zeiten in Wartungsfenstern, Ausfälle durch höhere Gewalt und Störungen, die im Verantwortungsbereich des Kunden oder von Netzbetreibern liegen. Die Verfügbarkeit beschreibt die vereinbarte Beschaffenheit des Dienstes und ist keine Garantie; bei Unterschreitung gelten die Rechte nach Ziffer 9.
  4. Wartungsfenster: Geplante Wartungen dauern höchstens 8 Stunden je Kalendermonat, liegen nach Möglichkeit zwischen 22 und 6 Uhr oder am Wochenende und werden mindestens 3 Werktage vorher angekündigt. Dringende Sicherheitsupdates dürfen wir auch kurzfristig einspielen.
  5. Hosting und Datenstandort: Der Dienst läuft auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union. Die Daten verlassen die EU nicht. Näheres, auch zu den eingesetzten Unterauftragnehmern, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
  6. Datensicherung: Wir sichern die Daten täglich und halten die Sicherungen mindestens 14 Tage vor. Wir prüfen die Wiederherstellung regelmäßig.
  7. Fälligkeiten und Erinnerungen: Vormerk berechnet Fälligkeiten ausschließlich aus den Intervallen und Daten, die der Kunde erfasst. Wir prüfen nicht, ob diese gesetzlichen, behördlichen, berufsgenossenschaftlichen oder herstellerseitigen Vorgaben entsprechen, und schulden keine Überwachung von Fristen. Maßgeblich ist die Fälligkeitsübersicht im Dienst. Erinnerungen per E-Mail oder SMS sind eine zusätzliche Hilfe; ihre Zustellung können wir nicht zusichern.
  8. Fotos öffentlicher Meldungen: Fotos, die Dritte über die öffentliche Meldung per QR-Code einreichen, löschen wir standardmäßig ein Jahr nach Abschluss der Meldung. Der Kunde kann die Frist in den Einstellungen verlängern, die automatische Löschung abschalten und einzelne Fotos davon ausnehmen. Wer Fotos als Nachweis braucht, stellt das entsprechend ein oder exportiert sie rechtzeitig.
  9. Schnittstelle (API): Ist sie im Tarif enthalten, kann der Kunde Zugangsschlüssel anlegen und damit Daten seiner Organisation abrufen und melden. Der Kunde hält die Schlüssel geheim, vergibt nur die nötigen Rechte und verantwortet die angeschlossenen Systeme. Mit Webhooks meldet Vormerk Ereignisse an Adressen, die der Kunde festlegt; für diese Systeme, ihre Erreichbarkeit und die Weiterverarbeitung ist der Kunde verantwortlich, und wir wiederholen eine fehlgeschlagene Meldung höchstens fünfmal. Wir dürfen Abrufe je Minute und je Abrechnungsperiode begrenzen (Tarif) und Schlüssel sperren, wenn ein Missbrauch oder eine Gefährdung des Dienstes vorliegt.
  10. Support: Erreichbar sind wir über das Kontaktformular und per E-Mail an Werktagen (außer gesetzlichen Feiertagen in Bayern) von 9 bis 17 Uhr. Wir reagieren auf jede Meldung und Anfrage innerhalb von 3 Werktagen.
  11. Änderungen: Wir dürfen den Dienst aus triftigem Grund ändern, zum Beispiel wegen technischer Entwicklung, Sicherheit oder Rechtslage, solange der vereinbarte Leistungsumfang im Kern erhalten bleibt. Wird eine wesentliche Funktion eingeschränkt oder entfällt sie, kündigen wir das mindestens sechs Wochen vorher an, und der Kunde darf zum Zeitpunkt der Änderung mit sofortiger Wirkung kündigen; bereits gezahlte Entgelte für die Zeit danach erstatten wir anteilig.
  12. Kostenlose Tarife und Testzeiträume: Der Kunde kann einen kostenlosen Tarif jederzeit beenden. Wir dürfen ihn mit einer Frist von 14 Tagen in Textform beenden; in dieser Zeit und danach gilt der Datenexport nach Ziffer 5 Absatz 5 und Ziffer 6 entsprechend. Zeitlich begrenzte Testzeiträume enden mit Ablauf des Testzeitraums. Die Zusagen zu Verfügbarkeit, Support und Sicherung gelten für kostenlose Tarife und Testzeiträume nicht. Wir haften dort nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie in den Fällen von Ziffer 11 Absatz 1.

3. Vertragsschluss und Konto

  1. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde einen Tarif bucht und wir die Buchung bestätigen oder mit der Bereitstellung beginnen. Bei Angeboten für Kommunen und Stadtwerke kommt er mit der Annahme unseres Angebots zustande.
  2. Der Kunde macht bei der Anmeldung wahrheitsgemäße Angaben und hält sie aktuell. Zugangsdaten und Anmeldecodes sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde ist für Handlungen unter seinem Konto verantwortlich und bestimmt, wer in seiner Organisation welche Rechte hat.

4. Preise und Zahlung

  1. Es gelten die Preise der Preisliste zum Zeitpunkt der Buchung. Alle Preise sind Bruttopreise und enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer.
  2. Die Abrechnung erfolgt im Voraus je Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich). Zahlungen wickeln wir über unseren Zahlungsdienstleister Mollie ab, insbesondere per SEPA-Lastschrift. Auf Wunsch, insbesondere bei Kommunen und Stadtwerken, zahlt der Kunde auf Rechnung per Überweisung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum.
  3. Rechnungen stellen wir elektronisch bereit, standardmäßig als PDF mit eingebetteten strukturierten Daten (ZUGFeRD im Profil EN 16931). Sie sind damit zugleich E-Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Kunden, die eine reine XRechnung benötigen, etwa öffentliche Auftraggeber, erhalten sie auf Mitteilung mit der erforderlichen Leitweg-ID oder Bestellnummer.
  4. Verbrauchsabhängige Leistungen (zum Beispiel SMS über das Kontingent hinaus) berechnen wir nach der Preisliste. Gekauftes Guthaben verfällt nicht, ein Monatskontingent endet mit dem Abrechnungszeitraum.
  5. Zahlungsverzug: Gerät der Kunde mit fälligen Entgelten in Verzug, dürfen wir den Zugang sperren, wenn wir die Sperre in Textform angekündigt haben und seit der Ankündigung mindestens 14 Tage vergangen sind. Ein gesperrtes Konto kann seine Daten weiter ansehen und exportieren, aber nichts Neues anlegen oder ändern; die Daten bleiben erhalten. Mit Zahlung des Rückstands heben wir die Sperre unverzüglich auf. Gesetzliche Verzugsfolgen bleiben unberührt.
  6. Preisänderungen gelten nur mit Zustimmung des Kunden. Wir kündigen sie mindestens sechs Wochen vor Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums in Textform an. Stimmt der Kunde nicht zu, gilt bis zum Vertragsende der bisherige Preis, und wir können den Vertrag nach Ziffer 5 Absatz 3 kündigen.

5. Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag läuft für den gebuchten Abrechnungszeitraum und verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn er nicht zuvor gekündigt wird.
  2. Der Kunde kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, in der Verwaltung des Kontos oder in Textform.
  3. Wir können mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen, etwa wenn wir den Dienst oder einen Tarif einstellen. Bereits gezahlte Entgelte für die Zeit nach Vertragsende erstatten wir.
  4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
  5. Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten noch 30 Tage exportieren. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; Sicherungen werden mit Ablauf ihres Vorhaltezeitraums von 14 Tagen überschrieben.

6. Anbieterwechsel und Datenexport

  1. Der Kunde kann jederzeit verlangen, dass er zu einem anderen Anbieter oder in die eigene Infrastruktur wechselt oder seine Daten löschen lässt. Das Verlangen teilt er uns in Textform mit und bestimmt darin, wann der Wechsel beginnt, spätestens zwei Monate nach Zugang. Wir unterstützen den Wechsel in einem Übergangszeitraum von 30 Tagen ab diesem Zeitpunkt, halten dabei die Leistung aufrecht, unterstützen in angemessenem Umfang und informieren über bekannte Risiken für die Fortführung. Ist der Wechsel in dieser Zeit technisch nicht durchführbar, teilen wir das dem Kunden innerhalb von 14 Tagen nach Zugang des Verlangens begründet mit und können den Übergangszeitraum auf höchstens sieben Monate verlängern. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal angemessen verlängern. Mit Abschluss des Wechsels endet der Vertrag.
  2. Exportierbar sind alle Daten, die der Kunde in Vormerk erfasst oder erzeugt hat. Administratoren laden sie jederzeit im Menü „Daten“ unter „Alle Daten exportieren“ als ZIP herunter: Standorte, Objekte und Anlagen, Arten, Wartungspläne, Prüfpunkte, Wartungen mit Ergebnissen, Störungen mit Verlauf, Aufgaben und Mitglieder im Format JSON und CSV, dazu hochgeladene Dateien in ihrem Originalformat und die Prüfprotokolle als PDF. Einzelne Datensätze lassen sich zusätzlich als CSV exportieren.
  3. Nach Abschluss des Wechsels kann der Kunde seine Daten noch mindestens 30 Tage abrufen. Danach löschen wir sie nach Ziffer 5 Absatz 5.
  4. Für den Wechsel und den Datenexport erheben wir keine gesonderten Entgelte. Das für den laufenden Abrechnungszeitraum vereinbarte Entgelt bleibt auch bei einem Wechsel geschuldet; wir erstatten es nicht.

7. Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde nutzt den Dienst nur rechtmäßig und stellt keine rechtswidrigen Inhalte ein. Er darf den Dienst nicht überlasten, umgehen oder Dritten unbefugt zugänglich machen.
  2. Der Kunde ist für die Inhalte, die er und seine Nutzer erfassen, und für die Rechtmäßigkeit ihrer Verarbeitung verantwortlich, auch für die Information betroffener Personen, etwa auf den QR-Aufklebern.
  3. Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die auf rechtswidrigen Inhalten oder einer vertragswidrigen Nutzung durch ihn oder seine Nutzer beruhen, soweit er dies zu vertreten hat, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.
  4. Die Pflichten als Betreiber, insbesondere die Einhaltung von Prüf- und Wartungsfristen, bleiben vollständig beim Kunden und gehen nicht auf uns über. Vormerk ist ein Hilfsmittel zur Planung und Dokumentation. Es ersetzt weder eine eigene Fristenkontrolle noch die fachkundige Prüfung. Der Kunde prüft die erfassten Intervalle bei der Anlage, sieht die Fälligkeitsübersicht regelmäßig ein, mindestens wöchentlich, und sorgt dafür, dass Erinnerungen an aktuelle, erreichbare Empfänger gehen. Wichtige Nachweise exportiert er regelmäßig selbst.

8. Daten, Datenschutz und Vertraulichkeit

  1. Alle Rechte an den vom Kunden erfassten Daten verbleiben bei ihm. Wir nutzen sie nur, um den Vertrag zu erfüllen. Anonymisierte, nicht auf den Kunden oder einzelne Personen zurückführbare Nutzungsstatistiken dürfen wir zur Verbesserung des Dienstes auswerten.
  2. Soweit wir dabei personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Er ist Bestandteil dieser Vereinbarung, enthält die Liste der Unterauftragnehmer und die technischen und organisatorischen Maßnahmen als Anlage und wird mit der Buchung geschlossen. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung.
  3. Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite, die sie im Rahmen des Vertrags erfahren, vertraulich und nutzen sie nur für den Vertragszweck. Das gilt auch nach Vertragsende. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind oder die eine Seite rechtmäßig offenlegen muss.

9. Mängel

Bei Störungen des Dienstes beseitigen wir sie in angemessener Zeit. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich über das Kontaktformular oder in Textform, etwa per E-Mail. Das Recht zur Minderung und zur fristlosen Kündigung wegen Nichtgewährung des Gebrauchs richtet sich nach dem Mietrecht; § 536a Abs. 1 BGB (verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel) ist ausgeschlossen.

10. Datensicherung und Datenverlust

Die Datensicherung ist unsere Pflicht (Ziffer 2 Absatz 6). Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir für den Verlust von Daten nur für den Aufwand, der bei ordnungsgemäßer Sicherung für die Wiederherstellung der Daten aus den Sicherungen entstanden wäre. Der Kunde sollte wichtige Nachweise zusätzlich regelmäßig selbst exportieren; unterlässt er das, ist dies bei einem Schaden als Mitverschulden zu berücksichtigen.

11. Haftung

  1. Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, bei Übernahme einer ausdrücklich als Garantie bezeichneten Zusage sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
  2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung den Vertrag erst ermöglicht und auf die der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, höchstens auf den höheren der beiden Beträge: die Jahresvergütung oder 10.000 € je Schadensfall. Jahresvergütung ist die Vergütung, die der Kunde für die letzten zwölf Monate vor dem schädigenden Ereignis gezahlt hat; bei kürzerer Vertragslaufzeit wird die bisherige Vergütung auf zwölf Monate hochgerechnet.
  3. Bei leicht fahrlässiger Verletzung sonstiger Pflichten beschränkt sich die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden, insgesamt für alle Schadensfälle eines Kalenderjahres höchstens auf 50 % der Jahresvergütung nach Absatz 2. Für Datenverlust und Datenverschlechterung gelten Ziffer 10 und Absatz 2.
  4. Für Schäden aus nicht oder verspätet zugestellten SMS und E-Mails haften wir nicht, soweit die Ursache bei Netzbetreibern oder Empfängern liegt.
  5. Ansprüche aus leichter Fahrlässigkeit verjähren in einem Jahr ab Kenntnis, spätestens nach drei Jahren. Das gilt nicht für die Fälle von Absatz 1.
  6. Diese Regelungen gelten auch zugunsten unserer Mitarbeiter, gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

12. Schlussbestimmungen

  1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. Ausschließlicher Gerichtsstand ist, soweit zulässig, Coburg.
  3. Wir dürfen diese Bedingungen für die Zukunft ändern, wenn die Änderung nicht wesentlich ist, etwa wegen Änderungen von Gesetzen, neuen Funktionen oder technischen Anpassungen. Hauptleistungen, Preise und Laufzeit gehören nicht dazu; dafür ist die Zustimmung des Kunden nötig. Wir kündigen Änderungen mindestens sechs Wochen vorher in Textform an und weisen darauf hin, dass sie gelten, wenn der Kunde nicht innerhalb dieser Frist widerspricht. Der Kunde kann in der Frist widersprechen oder kündigen.
  4. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Rest wirksam.