Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026. Hier steht, welche personenbezogenen Daten wir bei Vormerk verarbeiten, wozu und wie lange. Wir setzen keine Werbe- oder Analysewerkzeuge ein und laden keine Skripte, Schriften oder Karten von Dritten.

1. Verantwortlicher und Rollen

FutSoft UG (haftungsbeschränkt)
Weinberg 8
96479 Weitramsdorf

Kontakt: Kontaktformular · info@futsoft.net

Wir treten in zwei Rollen auf:

• Im Auftrag unserer Kunden verarbeiten wir die Daten, die ein Kunde in Vormerk erfasst: Objekte, Störungsmeldungen, Wartungen sowie Konto- und Kontaktdaten seiner Mitarbeitenden und der meldenden Personen. Verantwortlich ist der jeweilige Kunde; es gilt der AV-Vertrag.
• Selbst verantwortlich sind wir für die Verarbeitungen in den Abschnitten 2, 3 und 4 (Betrieb und Sicherheit), 5 (Vertrag, Zahlung, Rechnungen), 6 (Kontaktanfragen), 7 (Preisrechner), 8 (Missbrauchsabwehr am Meldeformular) und 9 (SMS-Protokolle).

2. Hosting und Server-Protokolle

Vormerk läuft auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in der Europäischen Union. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browserkennung. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb und der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach 14 Tagen gelöscht.

3. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung und ein Cookie zum Schutz der Formulare vor Fälschung (CSRF). Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Tracking-Cookies gibt es nicht.

4. Konto, Anmeldung und Sicherheitsprotokoll

Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und einem Einmalcode. E-Mail-Adresse, Name, Zugehörigkeit zu Organisationen und Rollen verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden (siehe Abschnitt 1).

Selbst verantwortlich führen wir ein Sicherheitsprotokoll: Anmeldungen, Änderungen an Rechten und Abrechnungsdaten sowie jeder Zugriff unseres Supports auf ein Konto. Es dient der Aufklärung von Missbrauch und der Nachvollziehbarkeit von Support-Zugriffen, die oft erst spät auffallen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; die Protokollierung dient auch der Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO). Wir löschen es nach drei Jahren, monatsweise und vollständig. Die Einmalcodes sind nach 15 Minuten ungültig; Protokolleinträge zu Anmeldeversuchen, mit denen wir gehäufte Anfragen erkennen, löschen wir nach 30 Tagen.

Ohne E-Mail-Adresse ist keine Anmeldung möglich.

5. Vertrag, Zahlung und Rechnungen

Für Buchung und Abrechnung verarbeiten wir Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten unseres Vertragspartners und seiner Ansprechpersonen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Ohne diese Angaben kommt kein Vertrag zustande.

Zahlungen wickelt die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Mollie ist für die Zahlungsabwicklung eigenständig verantwortlich und verarbeitet Daten auch für eigene Zwecke, etwa Betrugsprüfungen. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Mollie. Rechnungsdaten (Name, Anschrift, Rechnungsbeträge) verarbeiten wir für die Buchführung in unserer Buchhaltungssoftware Odoo Online der Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Ramillies, Belgien. Mit Odoo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Rechnungen und Buchungsbelege müssen wir acht Jahre aufbewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB). Danach werden sie gelöscht.

6. Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben (etwa um ein Angebot anzufragen), verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, bei Angeboten auch die Angaben aus dem Preisrechner, die Sie abschicken. Die Anfragen landen in unserem Ticketsystem Zammad, das wir selbst betreiben. Grundlage ist die Anbahnung und Durchführung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser Interesse an der Beantwortung von Anfragen (lit. f). Wir löschen die Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach drei Jahren. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist nötig, damit wir antworten können.

7. Preisrechner

Der Preisrechner schickt Ihre Mengenangaben zur Berechnung an unseren Server. Sie werden nicht gespeichert. Zum Schutz vor Überlastung zählen wir die Anfragen je Quelle: Dafür speichern wir statt der IP-Adresse einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Hashwert für höchstens eine Minute (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Öffentliche Störungsmeldung per QR-Code

Wer über einen Aufkleber eine Störung meldet, braucht kein Konto. Eingegeben werden Beschreibung, Fotos und freiwillig Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Rückfragen. Verantwortlich ist die Organisation, die den Aufkleber angebracht hat; wir verarbeiten die Daten in deren Auftrag. Das Meldeformular nennt die Organisation und verlinkt auf deren Datenschutzhinweise. Die Kontaktangaben werden 90 Tage nach Abschluss der Meldung gelöscht. Die Fotos löschen wir standardmäßig ein Jahr nach Abschluss; die Organisation kann diese Frist in den Einstellungen verlängern oder die automatische Löschung abschalten und einzelne Fotos von der Löschung ausnehmen. Die Meldung selbst bleibt bei der Organisation. Als Schutz vor automatisierten Meldungen nutzen wir eine kleine Rechenaufgabe, die ohne Drittanbieter auskommt, und speichern selbst verantwortlich einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Hashwert der IP-Adresse für höchstens 24 Stunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), um Missbrauch am Meldeformular abzuwehren.

8a. Schnittstelle (API)

Nutzt ein Kunde die API, speichern wir je Zugangsschlüssel Bezeichnung, Rechte, Bereich, Zeitpunkt der letzten Nutzung und die Zahl der Abrufe je Tag. Die Daten, die über die API gemeldet oder abgerufen werden, verarbeiten wir im Auftrag des Kunden. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Abrufe je Schlüssel kurzzeitig (höchstens eine Minute) und prüfen die Adresse des Aufrufers gegen die vom Kunden hinterlegte Liste; die Adresse selbst speichern wir nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nutzt ein Kunde Webhooks, schicken wir die eingestellten Ereignisse (zum Beispiel Störung, Wartung, Zählerstand) an die vom Kunden festgelegten Adressen und führen ein Zustellprotokoll, das wir nach 14 Tagen löschen.

9. E-Mail und SMS

Erinnerungen und Benachrichtigungen versenden wir per E-Mail und, wenn die Person das einstellt, per SMS, wenn die Person das einstellt und der Tarif SMS enthält. E-Mails versenden wir über einen von uns betriebenen Mailserver auf Servern der Hetzner Online GmbH (siehe Abschnitt 2). Für den SMS-Versand geben wir die Mobilnummer und den Nachrichtentext an die seven communications GmbH (seven.io), Willestraße 4–6, 24103 Kiel, weiter; mit ihr besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das geschieht im Auftrag des Kunden.

Für die verbrauchsabhängige Abrechnung speichern wir selbst ein SMS-Protokoll mit gekürzter Rufnummer, Zeitpunkt und Zweck (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen es nach 395 Tagen.

10. Weitere Angaben

• Empfänger: Hetzner (Hosting und E-Mail-Server), seven.io (SMS), Mollie (Zahlung), Odoo S.A. (Buchführung), soweit oben beschrieben.
• Drittländer: Wir übermitteln keine Daten in Länder außerhalb der EU und des EWR.
• Automatisierte Entscheidungen: Es gibt keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling.
• Einwilligung: Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bei öffentlichen Meldungen richten Sie das an die jeweilige Organisation, die dafür verantwortlich ist.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–18 und 20 DSGVO). Schreiben Sie uns dazu über das Kontaktformular oder per E-Mail an info@futsoft.net. Betrifft Ihre Anfrage Daten, für die eine Organisation verantwortlich ist, leiten wir sie an diese weiter.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.