Vormerk

Handbuch › Verwaltung

Auswertung und Daten

Was ist erledigt, wo hakt es, und wie kommen Daten hinein und wieder heraus? Dieses Kapitel zeigt die Auswertung, den CSV-Austausch und den vollständigen Export.

Auswertung

Auswertung im Hauptmenü zeigt Kennzahlen für einen Zeitraum, den Sie oben wählen (30 Tage, 90 Tage – die Vorgabe – oder ein Jahr):

Kennzahl Bedeutung
Termintreue Anteil der geplanten Wartungen, die rechtzeitig erledigt wurden
Jetzt fällig Pläne mit überschrittener Frist, dazu die Zahl der bald fälligen und aller Pläne
Wartungen Zahl der durchgeführten Wartungen, davon mit Mängeln
Störungen Neue Störungen im Zeitraum, offene und Stillstände

Darunter zeigt der Verlauf je Monat Wartungen und Störungen nebeneinander.

Die Zahlen lassen sich als CSV (Semikolon, für Excel mit deutschen Umlauten) herunterladen: eine Liste der Wartungen und eine der Störungen, jeweils für den gewählten Zeitraum. Verwenden Sie sie für Berichte an Auftraggeber oder Behörden.

CSV-Import und Export

Auf der Seite Maschinen führt CSV-Import & Export zum Datenaustausch (nur Verwaltung und Gruppen mit dem Recht „Daten importieren und exportieren“). Es gibt vier Listen:

Liste Besonderheit
Standorte Die Hierarchie steht als Pfad, z. B. „Werk › Halle 1 › Linie 2“. Fehlende Oberstandorte entstehen mit.
Maschinen Schlüssel ist die Inventarnummer. Standorte und Arten werden bei Bedarf angelegt.
Wartungspläne Entweder Inventarnummer (Plan einer Maschine) oder Art (Vorlage für alle Maschinen der Art). Pläne aus Vorlagen ändern Sie nur über die Vorlage.
Prüfpunkte Die Checkliste je Plan, Schlüssel sind Plan und Position. Bei Vorlagen ziehen die Maschinen der Art nach.

Zu jeder Liste gibt es Exportieren (die aktuellen Daten), Vorlage (leere Datei mit Beispielzeile) und Importieren.

Reihenfolge beim ersten Import

Erst Standorte, dann Maschinen, dann Wartungspläne, dann Prüfpunkte. Spätere Listen verweisen auf frühere.

So läuft ein Import:

  1. Datei hochladen oder den Text einfügen.
  2. Vormerk zeigt eine Vorschau: was neu entsteht, was sich bei bestehenden Einträgen ändert, was unverändert bleibt und welche Zeilen Fehler haben, mit Zeile und Grund.
  3. Erst wenn Sie Übernehmen, passiert etwas. Bei Fehlern wird nichts halb importiert.

Bestehende Einträge erkennt Vormerk an ihrem Schlüssel (zum Beispiel Name oder Inventarnummer). So lassen sich Daten exportieren, in Excel bearbeiten und wieder einspielen.

Meldbare Objekte ohne Wartung (Laternen, Bänke …) importieren Sie über Maschinen → CSV-Import, mit Koordinaten; dort wird nur neu angelegt.

Ihre Tarifgrenzen gelten auch beim Import: Passen nicht alle Zeilen hinein, zeigt die Vorschau es an.

Alle Daten exportieren

Auf der Seite CSV-Import & Export steht oben der Kasten Alle Daten exportieren. Der Knopf Alle Daten herunterladen (ZIP) erzeugt ein Archiv mit allem, was zu Ihrer Organisation gehört:

  • daten/: jede Art von Daten als JSON (vollständig) und CSV, also Standorte, Arten, Objekte, Maschinen, Zählerstände, Pläne, Prüfpunkte, Wartungen mit Ergebnissen, Prüfprotokolle, Störungen mit Verlauf, Aufgaben, Mitglieder, Profile, Gruppen und Regeln
  • anhaenge/: alle hochgeladenen Fotos und Dokumente im Original
  • pruefprotokolle/: die Prüfprotokolle als PDF
  • LIESMICH.txt und dateien.json, die den Aufbau erklären

Das ist die richtige Wahl für eine eigene Sicherung und für den Wechsel zu einem anderen Anbieter. Bei vielen Dateien dauert der Download etwas. Das ZIP enthält personenbezogene Daten: Bewahren Sie es sicher auf.

Prüfprotokolle einer Maschine bekommen Sie außerdem einzeln als ZIP auf der Seite der Maschine.

Daten, Datenschutz und Löschen

  • Auskunft und Löschung für einzelne Personen läuft über den Betreiber (Kontakt unten auf jeder Seite).
  • Kontaktdaten von Melderinnen und Meldern löscht Vormerk 90 Tage nach Abschluss der Meldung.
  • Fotos öffentlicher Meldungen löscht Vormerk standardmäßig ein Jahr nach Abschluss. Sie können die Frist verlängern, die Löschung abschalten und einzelne Fotos ausnehmen (Team → Einstellungen und an der Störung).
  • Prüfprotokolle und Wartungsnachweise bleiben erhalten; sie sind Nachweise.
  • Alle Fristen stehen in der Datenschutzerklärung. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung finden Sie unter AV-Vertrag.

Und die Schnittstelle?

Wer Daten regelmäßig und automatisch austauschen will, braucht kein CSV: Die Schnittstelle (API) meldet Zählerstände, löst Störungen aus und gleicht Maschinen mit dem ERP ab.

Etwas fehlt oder stimmt nicht? Schreiben Sie uns über das Kontaktformular.