Handbuch › Verwaltung
Öffentliche Meldung, Handys und Freigaben
Dieses Kapitel gehört der Verwaltung. Es erklärt, wie Dritte ohne Konto melden, wie Sie Mitarbeiter-Handys koppeln und wie Sie Externen, zum Beispiel Prüfern, Einblick geben.
Öffentliche Meldung per QR-Aufkleber
Wer einen Aufkleber scannt, landet auf einem Meldeformular für genau dieses Objekt. Kein Konto, keine App.
Was die Melderin sieht und tut
- Auswahl, was kaputt ist (die Antworten stammen von der Art des Objekts, zum Beispiel „Leuchte aus“), dazu eine freiwillige Beschreibung.
- Bis zu zwei Fotos, freiwillig. Das Formular bittet darum, keine Personen oder Kennzeichen zu fotografieren.
- Kontaktdaten freiwillig, nur wenn sie eine Rückmeldung möchte, mit Einwilligung zum Speichern.
- Eine kleine Rechenaufgabe als Schutz vor automatischen Meldungen. Sie läuft ohne Drittanbieter.
- Nach dem Absenden bekommt sie eine Vorgangsnummer und eine Statusseite.
Das Formular nennt die Organisation, die dafür verantwortlich ist, und verlinkt auf deren Datenschutzhinweise.
Einstellungen: Team → Öffentliche Meldung
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Meldungen vor Übernahme prüfen (Moderation, standardmäßig an) | Aus: Meldungen werden sofort zur Störung. An: sie landen unter Störungen → Meldungen prüfen (siehe Störungen). |
| Öffentliche Übersicht offener Meldungen | Eine öffentliche Seite zeigt je Objektart die Zahl offener Meldungen, ohne Freitext und Fotos |
| Textbausteine zum Abschluss | Antworten, die Sie beim Abschließen einer öffentlichen Meldung mit einem Klick einfügen. Leer: vier Standardbausteine. |
| Impressum, Datenschutz-Kontakt, Datenschutz-Adresse, Barrierefreiheit | Texte Ihrer Organisation für die öffentlichen Seiten. Sie sind für diese Angaben verantwortlich. |
Ob ein Objekt öffentlich meldbar ist, stellen Sie am Objekt ein (Öffentliche Meldung erlaubt). Die Funktion ist ein Tarif-Merkmal.
Missbrauch begrenzen
Vormerk begrenzt die Zahl der Meldungen je Quelle, Objekt und Organisation und markiert Auffälliges. Reicht das nicht:
- Netz sperren: Team → Öffentliche Meldung → Sperre sperrt eine Adresse oder ein Netz für 1 bis 365 Tage, mit Grund.
- Objekt sperren: An einem Objekt lässt sich die öffentliche Meldung für einen Zeitraum aussetzen.
Historie öffentlich zeigen
Am Objekt können Sie Historie öffentlich einschalten. Der Aufkleber führt dann auch zu einer Seite mit Wartungen und Störungen ohne Namen von Mitarbeitenden.
Handys und Tablets koppeln (Mitarbeiter-App)
Warum das geschützt ist
Mitarbeitende melden nicht anonym, sondern von einem Gerät, das die Verwaltung vorher per QR-Code gekoppelt hat. Ohne Kopplung kommt niemand an die Mitarbeiter-Oberfläche. Der Zugang lässt sich auf einen Standort beschränken, und jedes Gerät oder der ganze Zugang ist jederzeit sperrbar. Für Dritte, die den Aufkleber scannen, gelten dagegen Rechenaufgabe, Mengenbegrenzung und die optionale Vorabprüfung.
Mitarbeitende ohne eigenes Konto, zum Beispiel an einem Hallen-Tablet, melden Störungen, ohne sich anzumelden. Dazu wird das Gerät einmal gekoppelt.
- Team → Zugänge & Freigaben → Neuer Zugang: Bezeichnung (zum Beispiel „Tablet Halle 2“), optional ein Standort und die Dauer, wie lange die Kopplung möglich ist.
- Vormerk zeigt einen Kopplungs-QR-Code. Das Gerät scannt ihn und ist gekoppelt.
- Das gekoppelte Gerät zeigt eine einfache Liste „Störung melden“ mit den Objekten (bei einem Standort-Zugang nur die dieses Standorts) und lässt sich zum Startbildschirm hinzufügen. Meldungen von gekoppelten Geräten werden nicht moderiert.
Für Wartungen und Zählerstände melden sich Mitarbeitende persönlich an; das Gerät zeigt dafür den Link Persönlich anmelden. Gerät entkoppeln löst die Kopplung auf dem Gerät selbst.
Den Kopplungs-Code erneuern Sie, wenn er in falsche Hände geraten ist. Bereits gekoppelte Geräte bleiben gekoppelt. Einzelne Geräte oder den ganzen Zugang sperren Sie in der Liste. Die Zahl gekoppelter Geräte ist ein Tarif-Merkmal.
Historie für Externe freigeben
Prüfer, Versicherungen oder Auftraggeber sollen Wartungen und Störungen einsehen, ohne ein Konto zu bekommen? Unter Team → Zugänge & Freigaben → Freigabe geben Sie die Historie frei:
- für ein Objekt oder einen Standort oder für alles,
- als Link (wer ihn hat, sieht die Historie) oder mit E-Mail-Code: Nur die eingetragenen Adressen bekommen einen Zugangscode, den sie auf der Freigabeseite eingeben,
- mit einer Gültigkeit in Tagen.
Eine Freigabe lässt sich jederzeit beenden. Die Externen sehen weder Mitarbeitende noch interne Kommentare.
Wer darf was?
Die Seiten Öffentliche Meldung und Zugänge & Freigaben sind der Verwaltung vorbehalten. Meldungen prüfen kann auch eine Gruppe mit dem entsprechenden Recht (siehe Team, Rollen und Rechte).
Etwas fehlt oder stimmt nicht? Schreiben Sie uns über das Kontaktformular.