Handbuch › Arbeiten mit Vormerk

Wartung planen und durchführen

Wartungspläne sagen, was wann an welcher Maschine zu tun ist. Wer die Wartung am Handy durchführt, erzeugt dabei ein Prüfprotokoll, das sich nicht nachträglich ändern lässt.

Wartungspläne

Ein Plan gehört zu einer Maschine. Sie legen ihn auf der Seite der Maschine mit Neuer Plan an, oder unter Aufgaben → Wartungspläne mit Neuer Wartungsplan (dort wählen Sie zuerst die Maschine).

Angabe	Bedeutung
Aufgabe und Beschreibung	Was gemacht werden soll, zum Beispiel „Ölwechsel Hydraulik“
Alle … Tage/Wochen/Monate/Jahre	Zeitintervall
Zählerintervall	Intervall nach Zählerstand, nur bei Maschinen mit Zähler, zum Beispiel alle 500 h
Nächste Fälligkeit	Erster Termin; leer heißt: ein Intervall ab heute
Vorlauf für Erinnerung (Tage)	So viele Tage vor dem Termin gilt die Wartung als „bald fällig“ und es kommt eine Erinnerung
Zuständig	Eine Person oder eine Gruppe, die erinnert wird
Checkliste	Die Prüfpunkte, siehe unten

Zeit- und Zählerintervall dürfen zusammen gelten: Fällig ist, was zuerst eintritt. Bei Plänen nach Zählerstand rechnet Vormerk aus dem bisherigen Verbrauch voraus und meldet „bald fällig“ schon vor Erreichen der Grenze.

Checkliste

Jeder Prüfpunkt hat eine Art:

Abhaken: erledigt, ja oder nein.
Messwert: eine Zahl mit Einheit, optional mit Min und Max. Liegt der Wert außerhalb, vermerkt das Protokoll „außerhalb der Toleranz“.
Text: eine Bemerkung.

Ein Prüfpunkt kann Pflicht sein. Ohne ihn lässt sich die Wartung nicht abschließen.

Vorlagen an Arten

Haben Sie zehn gleiche Maschinen, legen Sie den Plan einmal an der Art an (Maschinen → Arten & Typen → Art öffnen → Wartungsplan). Jede Maschine dieser Art bekommt daraus ihren eigenen Plan mit eigener Fälligkeit. Ändern Sie die Vorlage, ziehen die Pläne nach. Eine Maschine, die ihre Art wechselt, bekommt die Pläne der neuen Art. Einen Plan können Sie außerdem mit Übertragen auf weitere Maschinen kopieren.

Beenden Sie einen Plan oder eine Vorlage mit Beenden; bisherige Nachweise bleiben erhalten.

Fälligkeiten im Blick

Unter Aufgaben → Fällig & anstehend stehen alle überfälligen und bald fälligen Wartungen, überfällige zuerst, mit dem Filter meine für Ihre eigenen. Die Übersicht und die Seite Wartungspläne zeigen dieselben Zustände:

überfällig (rot): Termin oder Zählergrenze ist erreicht
bald (gelb): im Vorlauf
ok

Aufgaben → Wartungspläne zeigt alle Pläne, auch die der Vorlagen, mit Filtern nach Standort, Art und Zuständigem.

Erinnerungen

Vormerk erinnert die Zuständigen einmal je Fälligkeit, per E-Mail oder SMS, je nach deren Benachrichtigungen. Ist eine Gruppe zuständig, bekommen alle Mitglieder die Erinnerung. Die Erinnerungen verschickt ein Programm, das der Betreiber täglich laufen lässt.

Erinnerungen ersetzen keine Fristenkontrolle

Vormerk rechnet nur mit den Intervallen, die Sie erfassen, und prüft nicht, ob sie zu Gesetzen, Vorschriften oder Herstellervorgaben passen. Maßgeblich ist die Fälligkeitsübersicht im Dienst. Schauen Sie dort regelmäßig nach, mindestens wöchentlich.

Wartung durchführen

Auf dem Handy: Durchführen am Plan, entweder in der Liste der Fälligkeiten oder auf der Seite der Maschine.

Prüfpunkte abarbeiten: abhaken, Messwerte eintragen, Texte ergänzen. Pflichtpunkte tragen ein rotes Sternchen.
Zählerstand eintragen, wenn die Maschine einen Zähler führt.
Ergebnis, Dauer und Bemerkung ergänzen. Das Ergebnis ist „In Ordnung“, „Mängel festgestellt“ oder „Abgebrochen“.
Fotos und Dokumente anhängen.
Unterschreiben mit dem Finger. Ob die Unterschrift Pflicht ist, stellt die Verwaltung unter Team → Einstellungen ein: freiwillig, Pflicht bei Wartungen zu Störungen und Aufgaben, oder Pflicht bei jeder Wartung.
Abschließen. Die nächste Fälligkeit wird ab jetzt berechnet.

Vorziehen

Ist die Wartung erst später fällig, fragt Vormerk nach: „Wartung vorziehen?“ Mit Ja gilt sie als erledigt, und die nächste Fälligkeit rechnet ab heute.

Außerplanmäßige Wartung gibt es auf der Seite der Maschine für alles, was nicht im Plan steht, zum Beispiel eine Reparatur nach einer Störung. Auch sie erzeugt ein Protokoll. Wer eine Wartung zu einer Störung oder Aufgabe durchführt („Als Wartung erledigen“), schließt damit die Aufgabe ab.

Durchführen dürfen Mitglieder mit der Freigabe Darf Wartungen durchführen. Die Verwaltung stellt sie je Mitglied unter Team → Mitglieder ein und kann sie auf bestimmte Standorte beschränken. Gruppen lässt sich das Recht ebenfalls geben (siehe Team, Rollen und Rechte).

Das Prüfprotokoll

Jede abgeschlossene Wartung erzeugt ein Protokoll als PDF mit den Ergebnissen, Messwerten, Fotos und der Unterschrift.

Nicht nachträglich änderbar: Das Protokoll ist signiert und in einer Kette mit den vorherigen Protokollen der Organisation verknüpft. Wer etwas ändert, bricht die Kette; das fällt bei der Prüfung auf.
Prüfseite: Auf dem PDF steht eine Adresse (…/s/verify/…). Dort sehen Sie, ob das Protokoll unverändert und gültig signiert ist, und können Ihre PDF-Datei mit dem Original vergleichen („Die Datei ist identisch mit dem Original“).
Alle Protokolle einer Maschine: auf der Seite der Maschine als ZIP.
Protokolle gehören der Organisation und bleiben erhalten, solange sie besteht.

Ein abgeschlossenes Protokoll lässt sich weder ändern noch löschen. Haben Sie sich vertan, führen Sie eine neue Wartung durch und vermerken Sie den Grund in der Bemerkung.

Zähler und Regeln

Zählerstände tragen Sie auf der Seite der Maschine ein. Sie können auch ein Gerät oder Fremdsystem über die Schnittstelle melden. Zähler-Regeln (Maschinen → Zähler-Regeln, ein Tarif-Merkmal) legen bei einem Grenzwert automatisch eine Aufgabe, eine Wartungsaufgabe oder eine Störung an; mehr dazu in Webhooks und Zähler-Regeln. Regelmäßige Wartungen nach Zählerstand gehören dagegen in den Wartungsplan.

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